¿Por qué hay ajustes? Existencias finales
Los ajustes llevan a las cuentas datos que pertenecen al año pero que aún no están registrados, para que los ingresos y los gastos sigan los principios de devengo y de correlación.
Existencias finales (dadas fuera del balance de comprobación): Cuenta de Existencias Finales Debe; a Cuenta de Explotación. Se muestran en el lado del haber de la cuenta de explotación y como activo corriente en el balance. Si las existencias finales vienen dentro del balance de comprobación (las compras ya están ajustadas), se muestran solo en el balance.
Gastos pendientes y gastos pagados por adelantado
Gasto pendiente (se debe, no se ha pagado): Cuenta de Gasto Debe; a Cuenta de Gasto Pendiente. Se suma al gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias (o en la de explotación, si es un gasto directo); se muestra como pasivo corriente.
Gasto pagado por adelantado (pagado para el año siguiente): Cuenta de Gasto Anticipado Debe; a Cuenta de Gasto. Se resta del gasto; se muestra como activo corriente.
Ingresos devengados e ingresos cobrados por anticipado
Ingreso devengado (ganado, no cobrado): Cuenta de Ingreso Devengado Debe; a Cuenta de Ingreso. Se suma al ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias; se muestra como activo corriente.
Ingreso cobrado por anticipado (cobrado, aún no ganado): Cuenta de Ingreso Debe; a Cuenta de Ingreso Cobrado por Anticipado. Se resta del ingreso; se muestra como pasivo corriente.
Depreciación
Cuenta de Depreciación Debe; a Cuenta del Activo. Se carga a la cuenta de pérdidas y ganancias; se resta del activo en el balance. Si se da una tasa sin fechas, se cobra un año completo sobre el saldo final; para las adquisiciones durante el año, se cobra por los meses de uso.
Deudas incobrables
Las deudas incobrables son cantidades que no se pueden recuperar de los deudores. Si las deudas incobrables están en el balance de comprobación: se cargan solo a la cuenta de pérdidas y ganancias (los deudores ya están reducidos). Las deudas incobrables adicionales (ajuste): Cuenta de Deudas Incobrables Debe; a Cuenta de Deudores, es decir, se cargan a pérdidas y ganancias y se restan de los deudores en el balance.
Provisión para deudas dudosas y provisión para descuentos a deudores
Provisión para deudas dudosas (prudencia): se calcula sobre los deudores después de restar las deudas incobrables adicionales. Se carga a pérdidas y ganancias: provisión nueva + deudas incobrables (del balance de comprobación + adicionales) − provisión anterior. Si el resultado es negativo, se abona a pérdidas y ganancias. En el balance, la provisión nueva se resta de los deudores.
Provisión para descuentos a deudores: se calcula sobre los deudores después de restar las deudas incobrables adicionales y la nueva provisión para deudas dudosas. Se carga a pérdidas y ganancias y se resta de los deudores.
Ejemplo: deudores 50,000; deudas incobrables adicionales 2,000; provisión para deudas dudosas 5%; descuento 2%. Deudores 48,000 → provisión 2,400 → 45,600 → descuento 912 → neto 44,688.
Pérdida anormal
Una pérdida por una causa fuera de lo normal (incendio, robo, accidente), que no es una merma habitual. Se saca la mercancía de la cuenta de explotación a su costo: Cuenta de Pérdida Anormal Debe; a Cuenta de Explotación/Compras. Si hay seguro: Cuenta de Reclamo al Seguro Debe (activo) por la cantidad aceptada; el resto se carga a pérdidas y ganancias como pérdida por incendio. Si no hay seguro, todo el costo se carga a pérdidas y ganancias.
Mercancías para uso personal (o dadas como caridad o muestras gratis)
Mercancías que se lleva el dueño: Cuenta de Retiros Debe; a Cuenta de Compras (al costo). Se restan de las compras en la cuenta de explotación; se restan del capital (como retiros) en el balance. Mercancías dadas como caridad: Cuenta de Caridad Debe; a Compras. Muestras gratis: Cuenta de Publicidad Debe; a Compras (ambas se cargan a pérdidas y ganancias).
Interés sobre el capital e interés sobre los retiros
El interés sobre el capital premia el dinero del dueño: Cuenta de Interés sobre el Capital Debe; a Cuenta de Capital. Se carga a pérdidas y ganancias; se suma al capital. Se calcula sobre el capital inicial (y sobre el capital adicional por los meses que se usó). El interés sobre los retiros es lo contrario: Cuenta de Capital Debe; a Cuenta de Interés sobre los Retiros, es decir, se abona a pérdidas y ganancias y se resta del capital.
Comisión del gerente
Un gerente puede recibir una comisión como % del beneficio neto.
- Antes de cargar esa comisión: Comisión = Beneficio neto (antes de la comisión) × Tasa/100.
- Después de cargar esa comisión: Comisión = Beneficio neto (antes de la comisión) × Tasa/(100 + Tasa).
Asiento: Cuenta de Comisión del Gerente Debe; a Cuenta de Comisión Pendiente. Se carga a pérdidas y ganancias; se muestra como pasivo corriente.
Ejemplo: beneficio antes de la comisión ₹66,000; 10% después de cargarla → 66,000 × 10/110 = ₹6,000. Comprobación: 10% de (66,000 − 6,000) = 6,000 ✓.
Fórmulas y definiciones clave
- Gasto pendiente: + gasto (pérdidas y ganancias), pasivo corriente (balance)
- Gasto anticipado: − gasto (pérdidas y ganancias), activo corriente (balance)
- Ingreso devengado: + ingreso, activo corriente
- Ingreso cobrado por anticipado: − ingreso, pasivo corriente
- Cargo a pérdidas y ganancias por provisión = Provisión nueva + Deudas incobrables (todas) − Provisión anterior
- Comisión (después de cargarla) = Beneficio × R/(100 + R)
- Comisión (antes de cargarla) = Beneficio × R/100
Ejemplos resueltos
1. Alquiler pagado ₹22,000 (balance de comprobación); alquiler pendiente ₹2,000. Muestra el tratamiento.
Pérdidas y ganancias: Alquiler 22,000 + 2,000 = ₹24,000 (Debe). Balance: Alquiler pendiente ₹2,000 en pasivo corriente.
2. Seguro pagado ₹6,000 el 1 de octubre de 2025 por un año. Los libros cierran el 31 de marzo de 2026. ¿Cuánto está pagado por adelantado?
Usados 6 meses = 3,000; anticipados 6 meses = ₹3,000. Seguro en pérdidas y ganancias ₹3,000; seguro anticipado ₹3,000 como activo corriente.
3. Deudores ₹50,000; deudas incobrables en el balance de comprobación ₹1,000; deudas incobrables adicionales ₹2,000; provisión anterior ₹1,500; provisión nueva 5%. Halla el cargo a pérdidas y ganancias y los deudores netos.
Provisión nueva = 5% × 48,000 = 2,400. Cargo a pérdidas y ganancias = 2,400 + 1,000 + 2,000 − 1,500 = ₹3,900. Deudores en el balance = 48,000 − 2,400 = ₹45,600.
4. Mercancías con un costo de ₹10,000 destruidas por un incendio; la aseguradora reconoce ₹6,000. Muestra los efectos.
Cuenta de explotación Haber ₹10,000 (o menos de las compras). Reclamo al seguro ₹6,000 activo corriente. Pérdida por incendio ₹4,000 cargada a pérdidas y ganancias.
5. Capital ₹2,00,000; interés sobre el capital 10% anual; capital adicional ₹60,000 el 1 de octubre de 2025 (el año termina el 31 de marzo de 2026). ¿Cuál es el interés?
2,00,000 × 10% = 20,000; 60,000 × 10% × 6/12 = 3,000. Total ₹23,000: se carga a pérdidas y ganancias y se suma al capital.
6. Beneficio neto antes de la comisión del gerente ₹66,000. Comisión 10% (a) antes de cargarla, (b) después de cargarla.
(a) 66,000 × 10/100 = ₹6,600. (b) 66,000 × 10/110 = ₹6,000.
7. El dueño se llevó mercancías por ₹3,000 para uso personal (no registradas). ¿Cuál es el tratamiento?
Se restan ₹3,000 de las compras en la cuenta de explotación; se suman ₹3,000 a los retiros y se restan del capital en el balance. El beneficio neto no cambia.
Errores comunes
- Mostrar un ajuste en un solo lugar. Todo ajuste tiene dos efectos.
- Calcular la provisión para deudas dudosas antes de restar las deudas incobrables adicionales.
- Usar tasa/100 cuando la comisión se calcula después de cargarla (hay que usar tasa/(100 + tasa)).
- Cargar toda la pérdida anormal a pérdidas y ganancias cuando una parte la cubre el seguro.