Was ist der Buchführungszyklus?
Ein Dienstleistungsunternehmen verkauft Arbeit, keine Waren: zum Beispiel Nachhilfe, Friseursalon oder Reinigung. Sein Geldfluss wiederholt sich in jeder Abrechnungsperiode (ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr). Die sich wiederholenden Schritte heißen Buchführungszyklus.
- Analysieren: den Vorfall anhand des Belegs verstehen (Rechnung, Quittung, Kontoauszug).
- Journalisieren: ihn als Soll und Haben ins Journal schreiben.
- Buchen: jede Zeile auf ihr Hauptbuchkonto übertragen.
- Eine unangepasste Probebilanz erstellen.
- Anpassungsbuchungen erfassen, dann eine angepasste Probebilanz erstellen.
- Den Jahresabschluss erstellen: Gewinn- und Verlustrechnung, Eigenkapitalaufstellung, Bilanz.
- Abschlussbuchungen erfassen und buchen.
- Eine Schlussprobebilanz erstellen.
Die Schritte 1–3 laufen die ganze Periode über. Die Schritte 4–8 folgen am Ende.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GAAP) im Zyklus
GAAP sind die gemeinsamen Regeln, die Abschlüsse fair und vergleichbar machen. Viele Länder nutzen heute IFRS (International Financial Reporting Standards); Indien nutzt Ind AS, das auf IFRS beruht. Die Ideen, die du im Zyklus brauchst, sind dieselben:
- Unternehmensgrundsatz: Das private Geld der Inhaberin bleibt getrennt. Nimmt sie Bargeld heraus, sind das Entnahmen, kein Aufwand.
- Periodenabgrenzung: Das Leben wird in Zeitabschnitte geteilt, damit wir jeden einzeln berichten können.
- Ertragsrealisierung: Einen Ertrag buchen, wenn er verdient ist (die Arbeit ist getan), nicht wenn das Geld kommt.
- Zuordnung (Matching): Einen Aufwand in derselben Periode buchen wie den Ertrag, den er mitverdient hat.
- Anschaffungskosten: Vermögen zu dem Preis buchen, den es gekostet hat.
- Objektivität: Jede Buchung braucht einen Beleg als Beweis.
Anpassungsbuchungen gibt es wegen der Ertragsrealisierung und der Zuordnung.
Anpassungsbuchungen
Manche Konten sind am Periodenende nicht mehr aktuell. Anpassungsbuchungen korrigieren sie. Jede ändert ein Konto der Gewinn- und Verlustrechnung und ein Bilanzkonto. Bargeld kommt nie in einer Anpassungsbuchung vor.
- Vorausbezahlter Aufwand verbraucht (Büromaterial, Versicherung): Soll Materialaufwand, Haben Büromaterial.
- Abschreibung auf Ausstattung: Soll Abschreibungsaufwand, Haben kumulierte Abschreibung.
- Abgegrenzter Ertrag (verdient, nicht in Rechnung gestellt): Soll Forderungen, Haben Honorarerträge.
- Abgegrenzter Aufwand (Löhne geschuldet, nicht gezahlt): Soll Lohnaufwand, Haben Lohnverbindlichkeiten.
- Im Voraus erhaltener Ertrag, jetzt verdient: Soll erhaltene Vorauszahlungen, Haben Honorarerträge.
Abschlussbuchungen: von Hand und am Computer
Temporäre Konten (Erträge, Aufwendungen, Entnahmen) messen nur eine Periode und werden deshalb am Ende geleert. Permanente Konten (Vermögen, Schulden, Kapital) laufen weiter.
- Erträge abschließen: Soll jedes Ertragskonto, Haben Gewinn- und Verlustkonto (Income Summary).
- Aufwendungen abschließen: Soll Gewinn- und Verlustkonto, Haben jedes Aufwandskonto.
- Das Gewinn- und Verlustkonto (Reingewinn) ins Kapital abschließen: Soll Gewinn- und Verlustkonto, Haben Kapital. Bei einem Verlust ist es umgekehrt.
- Entnahmen abschließen: Soll Kapital, Haben Entnahmen.
In einem manuellen System schreibst und buchst du diese vier Buchungen selbst und schließt dann die Konten ab. In einem computergestützten System (Tally, QuickBooks, Sage, Zoho Books …) sicherst du die Daten, prüfst die Berichte und startest dann den Befehl „Jahresabschluss“ oder „Bücher schließen“. Die Software bucht den Reingewinn ins Kapital (oft Gewinnrücklagen genannt), setzt die temporären Konten auf null und sperrt die alte Periode, damit sie nicht aus Versehen geändert wird.
Wichtige Formeln und Definitionen
- Assets = Liabilities + Owner’s equity
- Total debits = Total credits (trial balance)
- Net income = Revenue − Expenses
- Ending capital = Opening capital + Investments + Net income − Drawings
- Supplies used = Supplies on the books − Supplies counted on hand
Gelöste Beispiele
1. Die Inhaberin legt 20,000 bar in ein neues Nachhilfeunternehmen ein. Schreibe die Journalbuchung.
Vermögen steigt und Eigenkapital steigt. Soll Kasse 20,000; Haben Kapital 20,000.
2. Kasse: +20,000 Einlage, +8,000 erhaltene Honorare, −2,000 gezahlte Miete, −500 Entnahmen. Finde den Kassensaldo.
20,000 + 8,000 − 2,000 − 500 = 25,500 (Sollsaldo).
3. Salden: Kasse 25,500, Büromaterial 1,000, Mietaufwand 2,000, Entnahmen 500, Verbindlichkeiten 1,000, Kapital 20,000, Honorarerträge 8,000. Stimmt die Probebilanz?
Soll: 25,500 + 1,000 + 2,000 + 500 = 29,000. Haben: 1,000 + 20,000 + 8,000 = 29,000. Ja, beide Seiten sind 29,000.
4. Das Konto Büromaterial zeigt 1,000, aber nur 600 liegen noch im Regal. Schreibe die Anpassungsbuchung.
Verbraucht = 1,000 − 600 = 400. Soll Materialaufwand 400; Haben Büromaterial 400.
5. Honorare von 600 wurden in der letzten Woche verdient, aber nicht in Rechnung gestellt. Passe an und finde Ertrag und Reingewinn (Aufwendungen: Miete 2,000, Material 400).
Soll Forderungen 600; Haben Honorarerträge 600. Ertrag = 8,000 + 600 = 8,600. Aufwendungen = 2,000 + 400 = 2,400. Reingewinn = 6,200.
6. Schreibe mit den Zahlen oben (Anfangskapital 20,000, Entnahmen 500) die vier Abschlussbuchungen und finde das Endkapital.
1) Soll Honorarerträge 8,600; Haben Gewinn- und Verlustkonto 8,600. 2) Soll Gewinn- und Verlustkonto 2,400; Haben Mietaufwand 2,000, Haben Materialaufwand 400. 3) Soll Gewinn- und Verlustkonto 6,200; Haben Kapital 6,200. 4) Soll Kapital 500; Haben Entnahmen 500. Endkapital = 20,000 + 6,200 − 500 = 25,700.
Häufige Fehler
- Entnahmen als Aufwand behandeln. Entnahmen mindern das Kapital direkt; sie erscheinen nie in der Gewinn- und Verlustrechnung.
- Glauben, eine ausgeglichene Probebilanz bedeute: keine Fehler. Eine vergessene Buchung oder ein falsches Konto mit dem richtigen Betrag stimmt trotzdem.
- Bargeld in eine Anpassungsbuchung setzen. Anpassungen verschieben Beträge nur zwischen Konten der Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanzkonten.
- Vermögens- oder Schuldkonten abschließen. Nur Erträge, Aufwendungen, Entnahmen (und das Gewinn- und Verlustkonto) werden abgeschlossen.