Wat is de boekhoudcyclus?
Een dienstverlener verkoopt werk, geen spullen: een bijlesgever, een kapsalon, een schoonmaker. Zijn geldverhaal herhaalt zich elke boekhoudperiode (een maand, een kwartaal of een jaar). De terugkerende stappen heten de boekhoudcyclus.
- Analyseer de transactie aan de hand van het bewijsstuk (factuur, kassabon, bankafschrift).
- Journaliseer: schrijf haar in het journaal als debet en credit.
- Boek door elke regel naar zijn grootboekrekening.
- Maak een proefbalans vóór correcties.
- Maak correctieboekingen en daarna een proefbalans na correcties.
- Maak de financiële overzichten: winst-en-verliesrekening, overzicht van het eigen vermogen, balans.
- Maak en boek de afsluitboekingen.
- Maak een proefbalans na afsluiting.
Stap 1–3 gebeuren de hele periode door. Stap 4–8 gebeuren aan het einde.
Algemeen aanvaarde grondslagen (GAAP) in de cyclus
GAAP zijn de gedeelde regels die een boekhouding eerlijk en vergelijkbaar maken. Veel landen gebruiken nu IFRS (internationale standaarden voor jaarrekeningen); India gebruikt Ind AS, dat op IFRS is gebaseerd. De ideeën die je in de cyclus gebruikt zijn hetzelfde:
- Bedrijfsentiteit: het privégeld van de eigenaar blijft gescheiden. Als de eigenaar geld opneemt, zijn dat privéopnamen, geen kosten.
- Periodiciteit: het leven wordt in periodes geknipt, zodat we over elke periode kunnen rapporteren.
- Opbrengsterkenning: boek een opbrengst als ze verdiend is (het werk is gedaan), niet als het geld binnenkomt.
- Matching: boek een kost in dezelfde periode als de opbrengst die ze hielp verdienen.
- Kostprijs: boek bezittingen tegen wat ze gekost hebben.
- Objectiviteit: voor elke boeking is een bewijsstuk nodig.
Correctieboekingen bestaan door opbrengsterkenning en matching.
Correctieboekingen
Sommige rekeningen zijn aan het einde van de periode verouderd. Correctieboekingen herstellen dat. Elke boeking verandert één rekening van de winst-en-verliesrekening en één rekening van de balans. Kas zit nooit in een correctieboeking.
- Vooruitbetaalde kost opgebruikt (kantoorbenodigdheden, verzekering): Dr Kosten kantoorbenodigdheden, Cr Kantoorbenodigdheden.
- Afschrijving van apparatuur: Dr Afschrijvingskosten, Cr Cumulatieve afschrijving.
- Opgebouwde opbrengst (verdiend, niet gefactureerd): Dr Debiteuren, Cr Verdiende honoraria.
- Opgebouwde kost (loon verschuldigd, niet betaald): Dr Loonkosten, Cr Te betalen lonen.
- Vooruitontvangen opbrengst nu verdiend: Dr Vooruitontvangen opbrengsten, Cr Verdiende honoraria.
Afsluitboekingen: handmatig en geautomatiseerd
Tijdelijke rekeningen (opbrengsten, kosten, privéopnamen) meten maar één periode, dus worden ze aan het einde leeggemaakt. Permanente rekeningen (bezittingen, schulden, eigen vermogen) lopen door.
- Sluit de opbrengsten af: Dr elke opbrengstrekening, Cr Resultaatrekening.
- Sluit de kosten af: Dr Resultaatrekening, Cr elke kostenrekening.
- Sluit de Resultaatrekening (nettowinst) af naar het eigen vermogen: Dr Resultaatrekening, Cr Eigen vermogen. Bij een verlies is het andersom.
- Sluit de privéopnamen af: Dr Eigen vermogen, Cr Privéopnamen.
In een handmatig systeem schrijf en boek je deze vier boekingen zelf en trek je daarna de streep onder de rekeningen. In een geautomatiseerd systeem (Tally, QuickBooks, Sage, Zoho Books…) maak je een back-up van de gegevens, controleer je de rapporten en voer je dan de opdracht “jaarafsluiting” of “boeken afsluiten” uit. De software brengt de nettowinst naar het eigen vermogen (vaak ingehouden winst genoemd), zet de tijdelijke rekeningen op nul en vergrendelt de oude periode zodat die niet per ongeluk te wijzigen is.
Belangrijke formules en begrippen
- Assets = Liabilities + Owner’s equity
- Total debits = Total credits (trial balance)
- Net income = Revenue − Expenses
- Ending capital = Opening capital + Investments + Net income − Drawings
- Supplies used = Supplies on the books − Supplies counted on hand
Uitgewerkte voorbeelden
1. De eigenaar stort 20.000 contant in een nieuw bijlesbedrijf. Schrijf de journaalpost.
Bezittingen gaan omhoog en eigen vermogen gaat omhoog. Dr Kas 20.000; Cr Eigen vermogen 20.000.
2. Kas: +20.000 inbreng, +8.000 ontvangen honoraria, −2.000 betaalde huur, −500 privéopnamen. Bereken het kassaldo.
20.000 + 8.000 − 2.000 − 500 = 25.500 (debetsaldo).
3. Saldi: Kas 25.500, Kantoorbenodigdheden 1.000, Huurkosten 2.000, Privéopnamen 500, Crediteuren 1.000, Eigen vermogen 20.000, Verdiende honoraria 8.000. Klopt de proefbalans?
Debet: 25.500 + 1.000 + 2.000 + 500 = 29.000. Credit: 1.000 + 20.000 + 8.000 = 29.000. Ja, beide kanten zijn 29.000.
4. De rekening Kantoorbenodigdheden toont 1.000, maar er ligt nog maar 600 in de kast. Schrijf de correctieboeking.
Gebruikt = 1.000 − 600 = 400. Dr Kosten kantoorbenodigdheden 400; Cr Kantoorbenodigdheden 400.
5. Honoraria van 600 zijn in de laatste week verdiend maar niet gefactureerd. Corrigeer, en bereken de opbrengst en de nettowinst (kosten: huur 2.000, kantoorbenodigdheden 400).
Dr Debiteuren 600; Cr Verdiende honoraria 600. Opbrengst = 8.000 + 600 = 8.600. Kosten = 2.000 + 400 = 2.400. Nettowinst = 6.200.
6. Schrijf met de bovenstaande getallen (beginvermogen 20.000, privéopnamen 500) de vier afsluitboekingen en bereken het eindvermogen.
1) Dr Verdiende honoraria 8.600; Cr Resultaatrekening 8.600. 2) Dr Resultaatrekening 2.400; Cr Huurkosten 2.000, Cr Kosten kantoorbenodigdheden 400. 3) Dr Resultaatrekening 6.200; Cr Eigen vermogen 6.200. 4) Dr Eigen vermogen 500; Cr Privéopnamen 500. Eindvermogen = 20.000 + 6.200 − 500 = 25.700.
Veelgemaakte fouten
- Privéopnamen als kosten behandelen. Privéopnamen verlagen het eigen vermogen rechtstreeks; ze staan nooit in de winst-en-verliesrekening.
- Denken dat een kloppende proefbalans betekent dat er geen fouten zijn. Een vergeten boeking, of een verkeerde rekening met het juiste bedrag, klopt nog steeds.
- Kas in een correctieboeking zetten. Correcties verplaatsen alleen bedragen tussen rekeningen van de winst-en-verliesrekening en de balans.
- Bezittingen of schulden afsluiten. Alleen opbrengsten, kosten, privéopnamen (en de Resultaatrekening) worden afgesloten.