什么是会计循环?
服务型企业卖的是劳务,不是商品,比如家教、美发店、保洁。它的资金故事在每个会计期间(一个月、一个季度或一年)里不断重复。这些重复的步骤叫做会计循环。
- 根据原始凭证(账单、收据、银行单据)分析这笔业务。
- 记日记账:用借方和贷方写进日记账。
- 把每一行过入分类账账户。
- 编制调整前试算平衡表。
- 记录调整分录,再编制调整后试算平衡表。
- 编制财务报表:利润表、所有者权益变动表、资产负债表。
- 记录并过入结账分录。
- 编制结账后试算平衡表。
第1到3步在整个期间里随时进行。第4到8步在期末进行。
会计循环中的公认会计原则(GAAP)
GAAP是一套大家共同遵守的规则,让账目公平、可以比较。现在很多国家使用IFRS(国际财务报告准则);印度使用以IFRS为基础的Ind AS。你在会计循环中用到的道理都是一样的:
- 会计主体:老板的个人钱财要分开。老板拿走现金,算提款,不算费用。
- 会计分期:把时间分成一段一段,这样每一段都能出报表。
- 收入确认:收入在赚到时(工作完成时)入账,而不是收到现金时。
- 配比:费用要和它帮助赚来的收入记在同一个期间。
- 历史成本:资产按购入时花的钱入账。
- 客观性:每笔分录都要有原始凭证作证明。
调整分录之所以存在,就是因为有收入确认和配比这两条原则。
调整分录
有些账户到期末已经过时了。调整分录就是来修正它们。每一笔调整分录会改变一个利润表账户和一个资产负债表账户。现金永远不会出现在调整分录里。
- 预付费用被用掉(物料、保险):借 物料费用,贷 物料。
- 设备的折旧:借 折旧费用,贷 累计折旧。
- 应计收入(已赚到,未开账单):借 应收账款,贷 服务费收入。
- 应计费用(欠的工资,还没付):借 工资费用,贷 应付工资。
- 预收收入现在已赚到:借 预收收入,贷 服务费收入。
结账分录:手工和电算化
临时账户(收入、费用、提款)只衡量一个期间,所以期末要清零。永久账户(资产、负债、资本)则继续使用。
- 结转收入:借 各收入账户,贷 本期损益汇总。
- 结转费用:借 本期损益汇总,贷 各费用账户。
- 把本期损益汇总(净利润)结转到资本:借 本期损益汇总,贷 资本。如果是亏损,方向相反。
- 结转提款:借 资本,贷 提款。
在手工记账中,这四笔分录要你自己写、自己过账,然后给账户结线。在电算化系统(用友、金蝶、Tally、QuickBooks、Zoho Books等)中,你先备份数据,检查报表,再运行“年结”或“结账”命令。软件会把净利润转入资本(常叫留存收益),把临时账户设为零,并锁定旧期间,防止被误改。
重点公式和概念
- Assets = Liabilities + Owner’s equity
- Total debits = Total credits (trial balance)
- Net income = Revenue − Expenses
- Ending capital = Opening capital + Investments + Net income − Drawings
- Supplies used = Supplies on the books − Supplies counted on hand
例题讲解
1. 老板向一家新的家教企业投入20,000现金。写出这笔日记账分录。
资产增加,所有者权益也增加。借 现金 20,000;贷 资本 20,000。
2. 现金:投资 +20,000,收到服务费 +8,000,付房租 −2,000,提款 −500。求现金余额。
20,000 + 8,000 − 2,000 − 500 = 25,500(借方余额)。
3. 余额:现金 25,500,物料 1,000,房租费用 2,000,提款 500,应付账款 1,000,资本 20,000,服务费收入 8,000。试算平衡表平衡吗?
借方:25,500 + 1,000 + 2,000 + 500 = 29,000。贷方:1,000 + 20,000 + 8,000 = 29,000。平衡,两边都是29,000。
4. 物料账户显示1,000,但货架上只剩600。写出调整分录。
用掉的 = 1,000 − 600 = 400。借 物料费用 400;贷 物料 400。
5. 最后一周赚到了600的服务费,但还没开账单。做调整,并求收入和净利润(费用:房租 2,000,物料 400)。
借 应收账款 600;贷 服务费收入 600。收入 = 8,000 + 600 = 8,600。费用 = 2,000 + 400 = 2,400。净利润 = 6,200。
6. 用上面的数字(期初资本 20,000,提款 500),写出四笔结账分录并求期末资本。
1) 借 服务费收入 8,600;贷 本期损益汇总 8,600。2) 借 本期损益汇总 2,400;贷 房租费用 2,000,贷 物料费用 400。3) 借 本期损益汇总 6,200;贷 资本 6,200。4) 借 资本 500;贷 提款 500。期末资本 = 20,000 + 6,200 − 500 = 25,700。
常见错误
- 把提款当成费用。提款直接减少资本,永远不会出现在利润表里。
- 以为试算平衡表平衡就没有错误。漏记一笔分录,或者金额对但记错账户,试算表照样平衡。
- 在调整分录里写进现金。调整分录只是在利润表账户和资产负债表账户之间移动金额。
- 去结转资产或负债。只有收入、费用、提款(和本期损益汇总)才需要结转。