Che cos'è il ciclo contabile?
Un'attività di servizi vende lavoro, non merci: un insegnante privato, un salone di bellezza, un'impresa di pulizie. La sua storia di soldi si ripete in ogni periodo contabile (un mese, un trimestre o un anno). I passaggi che si ripetono si chiamano ciclo contabile.
- Analizza l'operazione partendo dal documento (fattura, ricevuta, movimento bancario).
- Registra nel giornale: scrivila come Dare e Avere.
- Riporta ogni riga nel suo conto del mastro.
- Prepara il bilancio di verifica prima delle rettifiche.
- Fai le scritture di rettifica, poi il bilancio di verifica rettificato.
- Prepara i prospetti di bilancio: conto economico, prospetto del patrimonio netto, stato patrimoniale.
- Fai e riporta le scritture di chiusura.
- Prepara il bilancio di verifica dopo la chiusura.
I passaggi 1–3 avvengono durante tutto il periodo. I passaggi 4–8 avvengono alla fine.
I principi contabili (GAAP) nel ciclo
I GAAP sono le regole comuni che rendono i conti corretti e confrontabili. Oggi molti paesi usano gli IFRS (International Financial Reporting Standards, principi contabili internazionali); l'India usa gli Ind AS, basati sugli IFRS. Le idee che usi nel ciclo sono le stesse:
- Entità aziendale: i soldi personali del titolare restano separati. Se il titolare preleva denaro, sono prelevamenti, non un costo.
- Periodo di tempo: la vita dell'azienda è divisa in periodi, così possiamo fare un resoconto di ciascuno.
- Competenza dei ricavi: registra il ricavo quando è guadagnato (il lavoro è fatto), non quando arriva il denaro.
- Correlazione: registra un costo nello stesso periodo del ricavo che ha contribuito a produrre.
- Costo: registra i beni al loro costo di acquisto.
- Oggettività: ogni scrittura ha bisogno di un documento come prova.
Le scritture di rettifica esistono per via della competenza dei ricavi e della correlazione.
Scritture di rettifica
Alla fine del periodo alcuni conti non sono aggiornati. Le scritture di rettifica li correggono. Ognuna cambia un conto del conto economico e un conto dello stato patrimoniale. La cassa non compare mai in una scrittura di rettifica.
- Costo pagato in anticipo e ora consumato (materiali, assicurazione): Dare Costo per materiali, Avere Materiali.
- Ammortamento delle attrezzature: Dare Costo di ammortamento, Avere Fondo ammortamento.
- Ricavo maturato (guadagnato, non fatturato): Dare Crediti verso clienti, Avere Compensi guadagnati.
- Costo maturato (stipendi dovuti, non pagati): Dare Costo per stipendi, Avere Debiti per stipendi.
- Ricavo incassato in anticipo e ora guadagnato: Dare Ricavi anticipati, Avere Compensi guadagnati.
Scritture di chiusura: sistema manuale e informatico
I conti temporanei (ricavi, costi, prelevamenti) misurano un solo periodo, quindi alla fine vengono svuotati. I conti permanenti (attività, passività, capitale) continuano.
- Chiudi i ricavi: Dare ogni conto di ricavo, Avere Riepilogo del reddito.
- Chiudi i costi: Dare Riepilogo del reddito, Avere ogni conto di costo.
- Chiudi il Riepilogo del reddito (utile netto) nel capitale: Dare Riepilogo del reddito, Avere Capitale. Una perdita va al contrario.
- Chiudi i prelevamenti: Dare Capitale, Avere Prelevamenti.
In un sistema manuale scrivi e riporti tu queste quattro scritture, poi chiudi i conti con una riga. In un sistema informatico (Tally, QuickBooks, Sage, Zoho Books…) fai una copia di sicurezza dei dati, controlli i report, poi lanci il comando di “chiusura dell'anno” o “chiudi i libri”. Il programma sposta l'utile netto nel capitale (spesso chiamato utili portati a nuovo), azzera i conti temporanei e blocca il vecchio periodo, così non può essere cambiato per sbaglio.
Formule e definizioni chiave
- Attività = Passività + Patrimonio netto del titolare
- Totale Dare = Totale Avere (bilancio di verifica)
- Utile netto = Ricavi − Costi
- Capitale finale = Capitale iniziale + Investimenti + Utile netto − Prelevamenti
- Materiali usati = Materiali nei libri − Materiali contati in magazzino
Esempi svolti
1. Il titolare investe 20,000 in contanti in una nuova attività di ripetizioni. Scrivi la scrittura nel giornale.
Le attività aumentano e il patrimonio netto aumenta. Dare Cassa 20,000; Avere Capitale 20,000.
2. Cassa: +20,000 investimento, +8,000 compensi incassati, −2,000 affitto pagato, −500 prelevamenti. Trova il saldo di cassa.
20,000 + 8,000 − 2,000 − 500 = 25,500 (saldo in Dare).
3. Saldi: Cassa 25,500, Materiali 1,000, Costo per affitto 2,000, Prelevamenti 500, Debiti verso fornitori 1,000, Capitale 20,000, Compensi guadagnati 8,000. Il bilancio di verifica quadra?
Dare: 25,500 + 1,000 + 2,000 + 500 = 29,000. Avere: 1,000 + 20,000 + 8,000 = 29,000. Sì, tutti e due i lati sono 29,000.
4. Il conto Materiali mostra 1,000, ma sullo scaffale ne restano solo 600. Scrivi la scrittura di rettifica.
Usati = 1,000 − 600 = 400. Dare Costo per materiali 400; Avere Materiali 400.
5. Compensi di 600 sono stati guadagnati nell'ultima settimana ma non fatturati. Fai la rettifica e trova ricavi e utile netto (costi: affitto 2,000, materiali 400).
Dare Crediti verso clienti 600; Avere Compensi guadagnati 600. Ricavi = 8,000 + 600 = 8,600. Costi = 2,000 + 400 = 2,400. Utile netto = 6,200.
6. Con i numeri qui sopra (capitale iniziale 20,000, prelevamenti 500), scrivi le quattro scritture di chiusura e trova il capitale finale.
1) Dare Compensi guadagnati 8,600; Avere Riepilogo del reddito 8,600. 2) Dare Riepilogo del reddito 2,400; Avere Costo per affitto 2,000, Avere Costo per materiali 400. 3) Dare Riepilogo del reddito 6,200; Avere Capitale 6,200. 4) Dare Capitale 500; Avere Prelevamenti 500. Capitale finale = 20,000 + 6,200 − 500 = 25,700.
Errori comuni
- Trattare i prelevamenti come un costo. I prelevamenti riducono direttamente il capitale e non compaiono mai nel conto economico.
- Pensare che un bilancio di verifica in pareggio significhi nessun errore. Una scrittura dimenticata, o un conto sbagliato con l'importo giusto, quadra lo stesso.
- Mettere la cassa in una scrittura di rettifica. Le rettifiche spostano importi solo tra conti del conto economico e conti dello stato patrimoniale.
- Chiudere attività o passività. Si chiudono solo ricavi, costi, prelevamenti (e il Riepilogo del reddito).