O que é o ciclo contábil?
Uma empresa de serviços vende trabalho, não mercadorias: um professor particular, um salão, uma diarista. A história do seu dinheiro se repete a cada período contábil (um mês, um trimestre ou um ano). As etapas que se repetem formam o ciclo contábil.
- Analisar a operação a partir do documento de origem (nota, recibo, comprovante do banco).
- Lançar no diário: escrever a operação como débitos e créditos.
- Passar cada linha para a sua conta no razão.
- Fazer o balancete de verificação (antes dos ajustes).
- Fazer os lançamentos de ajuste e depois um balancete ajustado.
- Preparar as demonstrações financeiras: demonstração do resultado, demonstração das mutações do patrimônio do dono e balanço patrimonial.
- Fazer e passar os lançamentos de encerramento.
- Fazer o balancete pós-encerramento.
As etapas 1 a 3 acontecem o período todo. As etapas 4 a 8 acontecem no fim.
Princípios contábeis (GAAP) dentro do ciclo
Os GAAP são regras comuns que deixam as contas justas e comparáveis. Muitos países hoje usam as IFRS (Normas Internacionais de Relatório Financeiro); o Brasil segue os CPCs, que se baseiam nas IFRS. As ideias que você usa no ciclo são as mesmas:
- Entidade: o dinheiro pessoal do dono fica separado. Quando o dono tira dinheiro, é retirada, não despesa.
- Período: a vida da empresa é cortada em períodos, para podermos informar cada um.
- Reconhecimento da receita: registre a receita quando ela é ganha (o trabalho foi feito), não quando o dinheiro chega.
- Confronto (competência): registre a despesa no mesmo período da receita que ela ajudou a gerar.
- Custo: registre os ativos pelo que custaram.
- Objetividade: todo lançamento precisa de um documento que o comprove.
Os lançamentos de ajuste existem por causa do reconhecimento da receita e do confronto.
Lançamentos de ajuste
No fim do período, algumas contas estão desatualizadas. Os lançamentos de ajuste corrigem isso. Cada um muda uma conta da demonstração do resultado e uma conta do balanço. O caixa nunca entra num lançamento de ajuste.
- Despesa antecipada consumida (material, seguro): D Despesa com material, C Material.
- Depreciação dos equipamentos: D Despesa de depreciação, C Depreciação acumulada.
- Receita a receber (ganha, mas não cobrada): D Contas a receber, C Honorários ganhos.
- Despesa a pagar (salários devidos e não pagos): D Despesa com salários, C Salários a pagar.
- Receita antecipada que agora foi ganha: D Receita antecipada, C Honorários ganhos.
Encerramento: no papel e no computador
As contas temporárias (receitas, despesas, retiradas) medem só um período, por isso são zeradas no fim. As contas permanentes (ativos, passivos, capital) continuam.
- Encerrar a receita: D cada conta de receita, C Apuração do Resultado.
- Encerrar as despesas: D Apuração do Resultado, C cada conta de despesa.
- Encerrar a Apuração do Resultado (lucro líquido) contra o capital: D Apuração do Resultado, C Capital. Se for prejuízo, é o contrário.
- Encerrar as retiradas: D Capital, C Retiradas.
No sistema manual você mesmo escreve e passa esses quatro lançamentos e depois fecha as contas. No sistema computadorizado (Tally, QuickBooks, Sage, Zoho Books, Conta Azul…) você faz um backup dos dados, confere os relatórios e depois usa o comando de “fechamento do ano” ou “fechar o período”. O programa leva o lucro líquido para o capital (muitas vezes chamado de lucros acumulados), zera as contas temporárias e bloqueia o período antigo para ninguém mudar nada por engano.
Fórmulas e definições principais
- Ativo = Passivo + Patrimônio do dono
- Total de débitos = Total de créditos (balancete)
- Lucro líquido = Receita − Despesas
- Capital final = Capital inicial + Investimentos + Lucro líquido − Retiradas
- Material usado = Material nos livros − Material contado em mãos
Exemplos resolvidos
1. O dono investe 20,000 em dinheiro numa nova empresa de aulas particulares. Faça o lançamento no diário.
O ativo sobe e o patrimônio do dono sobe. D Caixa 20,000; C Capital 20,000.
2. Caixa: +20,000 de investimento, +8,000 de honorários recebidos, −2,000 de aluguel pago, −500 de retiradas. Encontre o saldo do caixa.
20,000 + 8,000 − 2,000 − 500 = 25,500 (saldo devedor).
3. Saldos: Caixa 25,500, Material 1,000, Despesa de aluguel 2,000, Retiradas 500, Contas a pagar 1,000, Capital 20,000, Honorários ganhos 8,000. O balancete fecha?
Débitos: 25,500 + 1,000 + 2,000 + 500 = 29,000. Créditos: 1,000 + 20,000 + 8,000 = 29,000. Sim, os dois lados somam 29,000.
4. A conta Material mostra 1,000, mas só sobraram 600 na prateleira. Faça o lançamento de ajuste.
Usado = 1,000 − 600 = 400. D Despesa com material 400; C Material 400.
5. Honorários de 600 foram ganhos na última semana, mas não cobrados. Ajuste e encontre a receita e o lucro líquido (despesas: aluguel 2,000, material 400).
D Contas a receber 600; C Honorários ganhos 600. Receita = 8,000 + 600 = 8,600. Despesas = 2,000 + 400 = 2,400. Lucro líquido = 6,200.
6. Com os números acima (capital inicial 20,000, retiradas 500), faça os quatro lançamentos de encerramento e encontre o capital final.
1) D Honorários ganhos 8,600; C Apuração do Resultado 8,600. 2) D Apuração do Resultado 2,400; C Despesa de aluguel 2,000, C Despesa com material 400. 3) D Apuração do Resultado 6,200; C Capital 6,200. 4) D Capital 500; C Retiradas 500. Capital final = 20,000 + 6,200 − 500 = 25,700.
Erros comuns
- Tratar retiradas como despesa. As retiradas diminuem o capital direto; nunca aparecem na demonstração do resultado.
- Achar que balancete certo quer dizer que não há erros. Um lançamento esquecido, ou conta errada com o valor certo, também fecha.
- Colocar caixa num lançamento de ajuste. Os ajustes só movem valores entre contas da demonstração do resultado e do balanço.
- Encerrar ativos ou passivos. Só se encerram receitas, despesas, retiradas (e a Apuração do Resultado).