Begriff und Ziele des Rechnungswesens
Rechnungswesen (Accounting) ist der Vorgang, die Geldvorgänge eines Unternehmens zu erkennen, zu messen, zu erfassen, zu ordnen, zusammenzufassen, auszuwerten und weiterzugeben. Ein Geldvorgang heißt Geschäftsvorfall (Transaktion), zum Beispiel der Kauf von Waren für ₹5,000.
Buchführung (Book-keeping) ist nur der Teil des Erfassens. Das Rechnungswesen beginnt dort, wo die Buchführung endet, und geht weiter bis zur Auswertung und zum Bericht.
Ziele
- Alle Geschäftsvorfälle vollständig und ordentlich festhalten.
- Gewinn oder Verlust für einen Zeitraum ermitteln.
- Die Vermögenslage an einem Stichtag ermitteln (was dem Unternehmen gehört und was es schuldet).
- Den Nutzern nützliche Informationen für Entscheidungen geben.
- Kontrolle ermöglichen: Diebstahl, Verschwendung und Fehler verhindern.
Die Quelle der Informationen im Rechnungswesen
Das Rechnungswesen kann keine Vermutung buchen. Jede Buchung muss auf einem Papier oder elektronischen Dokument beruhen, dem Ursprungsbeleg: Rechnung, Faktura, Kassenbon, Quittung, Gehaltsabrechnung, Kontoauszug. Wenn ein solches Dokument eine Buchung stützt, nennt man es Beleg (Voucher). Belege sind also die Quelle der Informationen und zugleich ihr Beweis.
Vorteile und Grenzen des Rechnungswesens
Vorteile
- Dauerhafte, geordnete Aufzeichnung (das Gedächtnis kann nicht Tausende Vorgänge behalten).
- Zeigt Gewinn oder Verlust und die Vermögenslage.
- Hilft, ein Jahr mit einem anderen oder ein Unternehmen mit einem anderen zu vergleichen.
- Wird vor Gericht und von den Steuerbehörden als Beweis anerkannt.
- Hilft, den Wert eines Unternehmens beim Verkauf zu bestimmen.
Grenzen
- Es erfasst nur Vorgänge, die sich in Geld messen lassen. Das Können der Mitarbeiter oder die Ehrlichkeit eines Managers sieht man nicht.
- Vermögen wird zu alten Anschaffungskosten (historische Kosten) gezeigt, nicht zum heutigen Preis, die Inflation bleibt also unberücksichtigt.
- Manche Zahlen sind Schätzungen, zum Beispiel Abschreibung oder zweifelhafte Forderungen.
- Bücher können geschönt werden (Window Dressing), damit sie besser aussehen als die Wirklichkeit.
Nutzer der Informationen und ihre Bedürfnisse
Interne Nutzer
- Inhaber: Gewinn, Sicherheit des Kapitals.
- Geschäftsleitung: Kosten, Budgets, Planung und Kontrolle.
- Mitarbeiter: sicherer Arbeitsplatz, Bonus, Gehaltserhöhung.
Externe Nutzer
- Banken und Kreditgeber: Können Kredit und Zinsen zurückgezahlt werden?
- Investoren: Ertrag und Risiko ihres Geldes.
- Gläubiger und Lieferanten: Werden wir rechtzeitig bezahlt?
- Staat und Steuerbehörden: richtige Einkommensteuer und GST.
- Kunden, Forscher, Öffentlichkeit: Hält das Unternehmen durch und liefert es weiter Waren?
Qualitative Merkmale der Informationen
- Verlässlichkeit: frei von Fehlern und Voreingenommenheit, anhand der Belege prüfbar.
- Relevanz: rechtzeitig verfügbar und hilfreich für eine Entscheidung.
- Verständlichkeit: einfach dargestellt, damit die Nutzer folgen können.
- Vergleichbarkeit: jedes Jahr auf dieselbe Weise erstellt, damit man über die Zeit und mit anderen Unternehmen vergleichen kann.
Die Rolle des Rechnungswesens im Unternehmen
Das Rechnungswesen heißt auch die Sprache der Wirtschaft: Es sagt allen in einer gemeinsamen Form, wie es dem Unternehmen geht. Es hilft dem Inhaber beim Planen, den Managern bei der Kostenkontrolle, es erleichtert Kredite, hält die Steuerunterlagen richtig und schützt das Vermögen vor Diebstahl. Heute nutzen die meisten Unternehmen Computerprogramme, aber die Regeln des Rechnungswesens bleiben gleich.
Schwerpunkt für die Prüfung
Erwarte 1-Punkt-Fragen zu Begriff, Nutzern und Qualitäten sowie 3-4-Punkte-Fragen wie "Erkläre vier Nutzer und ihre Bedürfnisse" oder "Nenne die Grenzen des Rechnungswesens". Schreibe jeden Punkt mit einer Zeile Erklärung.
Wichtige Formeln und Definitionen
- Rechnungswesen = Erkennen → Messen → Erfassen → Ordnen → Zusammenfassen → Auswerten → Weitergeben
- Buchführung = der erfassende Teil des Rechnungswesens
- Beleg = Ursprungsdokument, das eine Buchung stützt
- Qualitäten: Verlässlich, Relevant, Verständlich, Vergleichbar
Gelöste Beispiele
1. Eine Bank überlegt, einem Laden ₹2 lakh zu leihen. Welche Informationen aus dem Rechnungswesen schaut sie an und warum?
Die Bank ist ein externer Nutzer. Sie prüft den Gewinn der vergangenen Jahre (verdient der Laden genug?), den Kassenbestand und die bestehenden Kredite (kann er zurückzahlen?). Sie braucht verlässliche Informationen, die durch Belege gestützt sind.
2. Wird "einen talentierten Manager einstellen" in den Büchern erfasst?
Nein. Talent lässt sich nicht in Geld messen, also ist es kein Geschäftsvorfall. Nur das Gehalt, das dem Manager gezahlt wird, wird gebucht. Das zeigt die Grenze der Geldmessung im Rechnungswesen.
3. Ein Unternehmen ändert jedes Jahr die Methode, mit der es sein Lager bewertet. Welche Qualität leidet?
Die Vergleichbarkeit. Die Zahlen verschiedener Jahre sind unterschiedlich erstellt, deshalb führt ein Vergleich in die Irre.
4. Ordne diese Nutzer als intern oder extern ein: Inhaber, Bank, Mitarbeiter, GST-Behörde, Lieferant.
Intern: Inhaber, Mitarbeiter. Extern: Bank, GST-Behörde, Lieferant.
Häufige Fehler
- Buchführung und Rechnungswesen für dasselbe halten. Buchführung ist nur das Erfassen; das Rechnungswesen wertet auch aus und gibt weiter.
- "Mitarbeiter" als externe Nutzer aufschreiben. Sie arbeiten im Unternehmen, also sind sie interne Nutzer.
- Glauben, das Rechnungswesen erfasse jeden Vorgang. Es erfasst nur Vorgänge, die sich in Geld messen lassen.
- Sagen, die Bücher zeigten den heutigen Wert des Vermögens. Sie zeigen meist die historischen Anschaffungskosten.