शाखा की बही क्यों, और आईना-खाते
शाखा व्यवसाय का वह हिस्सा है जो दूसरी जगह है। कई व्यवसाय हर शाखा को अपनी बही रखने देते हैं ताकि मैनेजर शाखा का अपना लाभ देख सके।
दोनों बहियाँ एक ही लेन-देन लिखती हैं, इसलिए दो जुड़े खाते रखे जाते हैं:
- मुख्यालय की बही में शाखा खाता: शाखा मुख्यालय को कितना देगी (नाम शेष)।
- शाखा की बही में मुख्यालय खाता: वही रकम दूसरी तरफ़ से; शाखा के पास मुख्यालय का पैसा है, इसलिए जमा शेष।
एक ही बात दो तरफ़ से दिखती है, इसलिए दोनों के शेष बराबर होने चाहिए।
मुख्यालय-शाखा लेन-देन की प्रविष्टियाँ
नियम: मुख्यालय शाखा को जो देता है, उससे शाखा खाता बढ़ता (नाम) है और शाखा का मुख्यालय खाता बढ़ता (जमा) है।
| घटना | मुख्यालय की बही | शाखा की बही |
|---|---|---|
| मुख्यालय ने 50 का माल भेजा | शाखा खाता नाम 50; शाखा को भेजा माल जमा 50 | मुख्यालय से प्राप्त माल नाम 50; मुख्यालय खाता जमा 50 |
| मुख्यालय ने 20 नकद भेजे | शाखा खाता नाम 20; रोकड़ जमा 20 | रोकड़ नाम 20; मुख्यालय खाता जमा 20 |
| शाखा ने 15 नकद लौटाए | रोकड़ नाम 15; शाखा खाता जमा 15 | मुख्यालय खाता नाम 15; रोकड़ जमा 15 |
रास्ते में माल और रास्ते में नकद
मुख्यालय ने भेजना लिख दिया पर शाखा को अभी मिला नहीं, तो दोनों खाते अलग दिखते हैं। शाखा पहुँचने पर लिखती है: रास्ते में माल नाम, मुख्यालय खाता जमा। तब दोनों शेष मिल जाते हैं।
शाखा से शाखा के लेन-देन
शाखा 1 शाखा 2 को 10 का माल भेजती है। दोनों शाखाएँ आपस में खाता नहीं रखतीं। दोनों मुख्यालय से जुड़ी हैं, मानो माल शाखा 1 से मुख्यालय और फिर शाखा 2 गया।
- शाखा 1 की बही: मुख्यालय खाता नाम 10, भेजा माल जमा 10।
- शाखा 2 की बही: प्राप्त माल नाम 10, मुख्यालय खाता जमा 10।
- मुख्यालय की बही: शाखा 2 खाता नाम 10, शाखा 1 खाता जमा 10।
इस तरह एक ही केंद्रीय रिकॉर्ड रहता है और मुख्यालय को पता रहता है कि कौन-सी शाखा कितना देगी।
वित्तीय विवरणों को मिलाना
मालिक को पूरे व्यवसाय की एक तस्वीर चाहिए। चरण:
- शाखा खाता और मुख्यालय खाता मिलाएँ (रास्ते का माल और नकद ठीक करें)।
- मुख्यालय और शाखा की मिलती पंक्तियाँ जोड़ें: बिक्री, माल की लागत, खर्च, संपत्ति और देनदारी।
- दोनों आईना-खाते (शाखा खाता और मुख्यालय खाता) काट दें। ये भीतरी हैं, बाहरी लोगों को देने नहीं।
- भीतर भेजा-पाया माल काटें ताकि बिक्री-खरीद दो बार न गिनी जाए।
- माल लागत से ऊपर भेजा गया हो तो बिना बिके स्टॉक का अवास्तविक लाभ हटाएँ।
कुल लाभ = मुख्यालय का लाभ + शाखा का लाभ (इन समायोजनों के बाद)।
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- मुख्य शब्द: शाखा खाता = मुख्यालय की नज़र से शाखा (नाम)
- मुख्यालय खाता = शाखा की नज़र से मुख्यालय (जमा)
- अंतर-शाखा लेन-देन = मुख्यालय के ज़रिए
- रास्ते में माल = भेजा, पर पहुँचा नहीं
- कुल लाभ = मुख्यालय लाभ + शाखा लाभ
- मिलाने पर आईना-खाते कट जाते हैं
हल किए गए उदाहरण
1. मुख्यालय शाखा को 80 का माल और 20 नकद भेजता है। मुख्यालय की प्रविष्टियाँ और शाखा खाते का शेष बताइए।
मुख्यालय: शाखा खाता नाम 100 (माल 80 + नकद 20); भेजा माल जमा 80; रोकड़ जमा 20। शाखा खाता शेष = 100 नाम। शाखा की बही: माल नाम 80, रोकड़ नाम 20, मुख्यालय खाता जमा 100।
2. शाखा A, शाखा B को 30 का माल भेजती है। तीनों बहियों में प्रविष्टि लिखिए।
शाखा A: मुख्यालय खाता नाम 30, भेजा माल जमा 30। शाखा B: प्राप्त माल नाम 30, मुख्यालय खाता जमा 30। मुख्यालय: शाखा B खाता नाम 30, शाखा A खाता जमा 30।
3. मुख्यालय में शाखा खाता 500 नाम है। शाखा में मुख्यालय खाता 440 जमा है। शाखा के भेजे 60 मुख्यालय को अभी नहीं मिले। मिलान करें।
शाखा ने 60 नकद भेजे जो मुख्यालय ने नहीं लिखे। पहुँचने पर: रोकड़ नाम 60, शाखा खाता जमा 60, इसलिए शाखा खाता = 500 − 60 = 440। अब दोनों 440।
4. मुख्यालय का लाभ 125 और शाखा का 75 है। शाखा के पास मुख्यालय से 130 पर खरीदा बिना बिका माल है जिसकी मुख्यालय को लागत 100 थी। कुल लाभ निकालिए।
स्टॉक में अवास्तविक लाभ = 130 − 100 = 30। कुल लाभ = 125 + 75 − 30 = 170।
आम गलतियाँ
- दोनों बहियों में एक ही तरफ़ (नाम) लिख देना। वे उलटी हैं: मुख्यालय में शाखा खाता नाम, शाखा में मुख्यालय खाता जमा।
- दो शाखाओं के बीच सीधा खाता बना देना। मुख्यालय के ज़रिए लिखें।
- रास्ते का माल भूल जाना, तो दोनों खाते कभी नहीं मिलते।
- लाभ जोड़ना पर संयुक्त चिट्ठे में शाखा खाता और मुख्यालय खाता छोड़ देना। इन्हें कटना चाहिए।