स्प्रेडशीट क्या है? मुख्य विशेषताएँ
स्प्रेडशीट एक कंप्यूटर प्रोग्राम है जो स्तंभों (A, B, C…) और पंक्तियों (1, 2, 3…) की बड़ी तालिका (वर्कशीट) दिखाता है। जहाँ पंक्ति और स्तंभ मिलें वह सेल; उसका नाम सेल पता, जैसे C5। कई वर्कशीट की फ़ाइल = वर्कबुक।
विशेषताएँ
- सूत्र: = से शुरू, जैसे =B2*10%।
- अंतर्निहित फ़ंक्शन: SUM, AVERAGE, IF, ROUND, PMT, SLN, DB, VLOOKUP, DATE।
- अपने-आप पुनर्गणना: एक इनपुट बदलो, सब नतीजे बदलें।
- सेल संदर्भ: सापेक्ष (B2 कॉपी करने पर खिसकता है) और निरपेक्ष ($B$2 स्थिर)।
- फ़ॉर्मैटिंग: ₹ मुद्रा, मोटे शीर्षक, बॉर्डर।
- छाँटना, फ़िल्टर और डेटा वैधीकरण (केवल संख्या या तिथि)।
- चार्ट और ग्राफ़ चुने डेटा से।
- सुरक्षा: पासवर्ड से सेल या शीट लॉक।
लेखांकन में उपयोग
बैंक समाधान, संपत्ति व मूल्यह्रास अनुसूची, ऋण भुगतान अनुसूची, वेतन पत्रक (महँगाई भत्ता, मकान किराया भत्ता, भविष्य निधि), अनुपात विश्लेषण, बजट और ग्राफ़।
स्प्रेडशीट में बैंक समाधान विवरण
शुरुआती शेष एक सेल में और मदें अगली पंक्तियों में रखें। एक सूत्र उत्तर दे देता है।
| पंक्ति | A (मद) | B (₹) |
|---|---|---|
| 1 | रोकड़ बही के अनुसार शेष | 25,000 |
| 2 | जोड़ें: जारी चेक, भुगतान हेतु प्रस्तुत नहीं | 4,000 |
| 3 | घटाएँ: जमा चेक, संग्रहित नहीं | 6,000 |
| 4 | घटाएँ: बैंक प्रभार, रोकड़ बही में नहीं | 500 |
| 5 | पास बुक के अनुसार शेष =B1+B2-B3-B4 | 22,500 |
IF फ़ंक्शन से चिह्न अपने-आप तय हो सकता है, जैसे =IF(C2="जोड़ें",B2,-B2)।
संपत्ति लेखांकन: मूल्यह्रास अनुसूची
सीधी रेखा विधि (SLM): =SLN(लागत, अवशेष, आयु)। लागत ₹1,00,000, अवशेष ₹10,000, आयु 5 साल: (1,00,000 − 10,000) ÷ 5 = ₹18,000 प्रति वर्ष। पुस्तक मूल्य: 82,000 → 64,000 → 46,000 → 28,000 → 10,000।
क्रमागत ह्रास विधि (WDV): मूल्यह्रास = आरंभिक पुस्तक मूल्य × दर। ₹1,00,000 पर 20%: 20,000, फिर 16,000, फिर 12,800… शीट में =B2*20% लिखकर नीचे कॉपी करें। DB फ़ंक्शन भी घटते शेष का मूल्यह्रास देता है।
स्तंभ: वर्ष, आरंभिक मूल्य, मूल्यह्रास, अंतिम मूल्य। एक साल का अंतिम मूल्य अगले साल का आरंभिक (B3 में =D2)।
ऋण भुगतान अनुसूची
समान किस्त (EMI): =PMT(दर, अवधियाँ, −ऋण)। ₹1,00,000, 10% वार्षिक, 4 साल: PMT(10%,4,-100000) = लगभग ₹31,547 प्रति वर्ष। हर साल: ब्याज = आरंभिक शेष × 10%; चुकाया मूलधन = EMI − ब्याज; अंतिम शेष = आरंभिक − मूलधन।
समान मूलधन भुगतान: हर साल ₹25,000 मूलधन। ब्याज: 10,000 (1,00,000 पर), 7,500 (75,000 पर), 5,000, 2,500। कुल भुगतान हर साल घटता है।
अनुसूची बताती है कि हर भुगतान में कितना ब्याज (ख़र्च) और कितना ऋण (देयता) घटाता है।
स्प्रेडशीट से अनुपात विश्लेषण
तुलन पत्र और लाभ-हानि के आँकड़े एक शीट में, अनुपात दूसरी में, सूत्रों से जुड़े। उदाहरण: चालू अनुपात =CA/CL; त्वरित अनुपात =(CA−स्टॉक−पूर्वदत्त)/CL; ऋण-समता =ऋण/समता; सकल लाभ अनुपात =GP/आय*100। चालू संपत्तियाँ ₹2,00,000 और चालू देयताएँ ₹1,00,000 हों तो =B1/B2 देता है 2, यानी 2 : 1। एक आँकड़ा बदलो, सब अनुपात बदलें — सालों की तुलना में उपयोगी।
ग्राफ़ और चार्ट
डेटा चुनें और Insert → Chart करें। आम चार्ट:
- स्तंभ/दंड चार्ट: मदों की तुलना, जैसे चार साल की बिक्री।
- रेखा चार्ट: समय के साथ रुझान, जैसे मासिक ख़र्च।
- पाई चार्ट: पूरे के हिस्से, जैसे कुल ख़र्च में हर ख़र्च का भाग।
- क्षेत्र और बिंदु (स्कैटर) चार्ट विशेष तुलना के लिए।
चार्ट के भाग: शीर्षक, अक्ष, लेजेंड, डेटा लेबल, ग्रिड रेखाएँ। चार्ट सेलों से जुड़ा है, डेटा बदले तो चार्ट बदले।
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- =SUM(B2:B10) रेंज जोड़ता है
- =IF(शर्त, सही हो तो मान, ग़लत हो तो मान)
- =SLN(लागत, अवशेष, आयु) → सीधी रेखा वार्षिक मूल्यह्रास
- =PMT(दर, अवधियाँ, −ऋण) → समान किस्त (EMI)
- =VLOOKUP(मान, तालिका, स्तंभ, FALSE) → मेल खाता डेटा
- चालू अनुपात = चालू संपत्तियाँ ÷ चालू देयताएँ
हल किए गए उदाहरण
1. B2 = 50,000 (बिक्री), B3 = 30,000 (लागत)। B4 में लाभ का सूत्र लिखें; B3 को 35,000 करने पर B4?
=B2-B3। पहले 20,000; बदलाव के बाद अपने-आप 15,000।
2. रोकड़ बही शेष ₹25,000; प्रस्तुत न हुए चेक ₹4,000; संग्रहित न हुए चेक ₹6,000; बैंक प्रभार ₹500। पास बुक शेष?
=25000+4000-6000-500 = ₹22,500।
3. मशीन लागत ₹1,00,000, अवशेष ₹10,000, आयु 5 साल। =SLN से वार्षिक मूल्यह्रास और 3 साल बाद पुस्तक मूल्य?
=SLN(100000,10000,5) = 18,000। 3 साल बाद: 1,00,000 − 54,000 = ₹46,000।
4. ₹1,00,000 पर 20% WDV। वर्ष 1, 2, 3 का मूल्यह्रास?
वर्ष 1: 20,000 (मूल्य 80,000)। वर्ष 2: 16,000 (64,000)। वर्ष 3: 12,800 (51,200)।
5. ₹1,00,000 ऋण 10% पर, हर साल ₹25,000 मूलधन। 4 सालों का ब्याज और कुल ब्याज?
10,000; 7,500; 5,000; 2,500। कुल ₹25,000।
6. =PMT(10%,4,-100000) से EMI और वर्ष 1 का ब्याज-मूलधन बँटवारा?
EMI ≈ ₹31,547। ब्याज 10,000; मूलधन 21,547; अंतिम शेष 78,453।
7. चालू संपत्तियाँ ₹2,00,000 (स्टॉक ₹50,000), चालू देयताएँ ₹1,00,000। चालू और त्वरित अनुपात के सूत्र?
चालू = 200000/100000 = 2 : 1। त्वरित = (200000−50000)/100000 = 1.5 : 1।
आम गलतियाँ
- = चिह्न भूलना। उसके बिना सेल में सिर्फ़ शब्द B2-B3 दिखता है।
- दर वाले सेल को निरपेक्ष ($B$1) बनाए बिना सूत्र कॉपी करना। कॉपी ख़ाली सेलों की ओर इशारा करती है।
- PMT में ऋण धनात्मक डालकर ऋणात्मक EMI पाना। −ऋण डालें, या माइनस को बाहर जाता पैसा समझें।
- सालों के रुझान के लिए पाई चार्ट लेना। समय के लिए रेखा या स्तंभ; पाई पूरे के हिस्सों के लिए।