अच्छी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली के तत्व
आंतरिक नियंत्रण का मतलब वे योजनाएँ और जाँचें हैं जिनसे संपत्ति सुरक्षित रहे, रिकॉर्ड सही रहें और कर्मचारी नियम मानें। अच्छी प्रणाली के तत्व:
- कर्तव्यों का विभाजन: जो व्यक्ति संपत्ति (नकद, माल) सँभालता है, वही उसे नहीं लिखता। एक व्यक्ति गलती करके छिपा नहीं सकता।
- अधिकार/मंज़ूरी: खरीद, रिफ़ंड, भुगतान के लिए तय व्यक्ति की मंज़ूरी, सीमा के साथ।
- दस्तावेज़ और रिकॉर्ड: पहले से क्रमांकित बिल, रसीद, चेक; कोई नंबर गायब हो तो तुरंत पता चले।
- भौतिक सुरक्षा: ताले, तिजोरी, पासवर्ड, कैमरे, गोदाम और सॉफ़्टवेयर तक सीमित पहुँच।
- स्वतंत्र जाँच: कोई दूसरा व्यक्ति रिकॉर्ड को असलियत से मिलाए: नकद गिनती, माल गिनती, बैंक मिलान, आंतरिक और बाहरी ऑडिट।
- भर्ती और प्रशिक्षण: ईमानदार, प्रशिक्षित कर्मचारी; काम बदलना (रोटेशन) और ज़रूरी छुट्टी से धोखा पकड़ में आता है।
नियंत्रण जोखिम घटाते हैं, खत्म नहीं करते: दो लोग मिलकर (साँठगाँठ) इन्हें तोड़ सकते हैं, और नियंत्रणों की लागत भी होती है।
संपत्ति पर नियंत्रण: नकद, POS मिलान और लघु रोकड़
नकद प्राप्ति
हर बिक्री POS मशीन में दर्ज हो। दिन के अंत में सुपरवाइज़र गल्ला गिनता है, शुरुआती फ़्लोट अलग करता है और नकद को POS जोड़ से मिलाता है। नकद रोज़ बैंक में जमा।
नकद 1,250 और POS 1,260 हो तो: नकद 1,250 Dr. + Cash Short and Over 10 Dr. / बिक्री 1,260 Cr.। नकद ज़्यादा हो तो यह खाता Cr. होता है। नाम शेष = व्यय; जमा शेष = अन्य आय।
नकद भुगतान
भुगतान मंज़ूरी के साथ चेक या बैंक ट्रांसफ़र से, बिक्री के नकद से कभी नहीं। हर महीने बैंक मिलान विवरण बनाएँ।
लघु रोकड़ (इम्प्रेस्ट पद्धति)
- तय कोष बनाएँ: लघु रोकड़ 100 Dr. / नकद 100 Cr.
- छोटे बिल हस्ताक्षरित वाउचर के साथ चुकाएँ। अभी कोई प्रविष्टि नहीं।
- पूर्ति: वाउचर जोड़ें (डाक 30, सामग्री 40, ढुलाई 12 = 82)। डाक 30, सामग्री 40, ढुलाई 12 Dr. / नकद 82 Cr.। कोष फिर 100।
अन्य संपत्ति
माल नियमित गिनें, उपकरणों पर नंबर लगाएँ, और सूची रखें कि कौन-सी वस्तु किसके पास है।
बजट: योजना और नियंत्रण
बजट भविष्य की पैसे की योजना है, जो अक्सर बजटित आय विवरण और तुलन पत्र के रूप में बनती है। दो काम:
- योजना: साल शुरू होने से पहले बिक्री, लागत और नकद के लक्ष्य।
- नियंत्रण: हर महीने वास्तविक परिणाम को बजट से मिलाना। बड़ा विचरण (अंतर) जाँचा जाता है। जैसे: बजट सामग्री 2,000, वास्तविक 2,900 → 900 प्रतिकूल; कारण खोजें।
लेखा परीक्षक (ऑडिटर) की भूमिका और काम
लेखा परीक्षक रिकॉर्ड और नियंत्रणों की जाँच करता है। आंतरिक लेखा परीक्षक कंपनी का कर्मचारी है जो साल भर नियंत्रण जाँचता है। बाहरी लेखा परीक्षक स्वतंत्र पेशेवर लेखाकार (जैसे भारत में CA) है जो राय देता है कि वित्तीय विवरण सच्चे और उचित हैं या नहीं।
ऑडिटर लेनदेन के नमूने जाँचता है, उन्हें दस्तावेज़ों से मिलाता है, संपत्ति गिनता है, बैंक और ग्राहकों से शेष की पुष्टि करता है और कमज़ोरियाँ प्रबंधन को बताता है। साफ़ राय से ऋणदाता और निवेशक भरोसा करते हैं।
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- नकद कमी (व्यय) = POS जोड़ − गिना नकद (यदि धनात्मक)
- नकद अधिकता (आय) = गिना नकद − POS जोड़ (यदि धनात्मक)
- लघु रोकड़ पूर्ति = तय कोष − बचा नकद = वाउचरों का योग
- विचरण = वास्तविक − बजट
हल किए गए उदाहरण
1. फ़्लोट हटाकर गल्ले में 3,480 गिना, POS जोड़ 3,500। दिन की बिक्री लिखें।
कमी 20। नकद 3,480 Dr. + Cash Short and Over 20 Dr. / बिक्री 3,500 Cr.
2. गिना 2,015; POS 2,000।
अधिकता 15। नकद 2,015 Dr. / बिक्री 2,000 Cr. / Cash Short and Over 15 Cr.
3. 200 के लघु रोकड़ कोष में 37 बचे। वाउचर: डाक 60, सफ़ाई 75, ग्राहकों की चाय 28। पूर्ति लिखें।
वाउचर योग 163 = 200 − 37। डाक 60, सफ़ाई 75, आतिथ्य 28 Dr. / नकद 163 Cr.
4. एक दुकान में चेक लेने वाला क्लर्क ही ग्राहक खातों में भी लिखता है। कमज़ोरी और उपाय?
कर्तव्य विभाजन नहीं: वह चेक रख कर ग्राहक का रिकॉर्ड बदल सकता है। लिखने का काम दूसरे को दें, और तीसरा व्यक्ति बैंक मिलान करे।
आम गलतियाँ
- सोचना कि नियंत्रण केवल चोरी रोकने के लिए हैं। ये ईमानदार गलतियाँ भी पकड़ते हैं।
- लघु रोकड़ से हर खर्च पर प्रविष्टि करना। प्रविष्टि केवल कोष बनाने, भरने या बदलने पर होती है।
- छोटी नकद कमी को अनदेखा करना। हर अंतर Cash Short and Over में लिखा जाता है।
- मानना कि ऑडिट से साबित होता है कि कोई धोखा नहीं। ऑडिटर उचित आश्वासन देता है, पूर्ण नहीं।