वर्ड प्रोसेसर क्या है?
वर्ड प्रोसेसर टेक्स्ट दस्तावेज़ बनाने का प्रोग्राम है, जैसे LibreOffice Writer, Microsoft Word, Google Docs। यह टाइपराइटर से आगे है: प्रिंट से पहले कभी भी बदलाव कर सकते हैं।
मुख्य काम
- बनाना और एडिट करना: टाइप, डिलीट, सिलेक्ट, कट, कॉपी, पेस्ट, अनडू और रीडू।
- फ़ाइंड और रिप्लेस: एक शब्द को हर जगह एक साथ बदलना।
- जाँच: स्पेलिंग-ग्रामर चेकर, शब्द गिनती।
- सेव: .docx, .odt या .pdf फ़ॉर्मेट में; बार-बार सेव करें।
- प्रिंट या शेयर: पहले प्रिंट प्रीव्यू; PDF बनाने से लेआउट नहीं बिगड़ता।
स्क्रीन पर जो दिखता है वही छपता है। इसे WYSIWYG कहते हैं।
फ़ॉर्मेटिंग: अक्षर, पैराग्राफ़ और पेज
अक्षर फ़ॉर्मेटिंग
पहले अक्षर चुनिए। फिर फ़ॉन्ट (अक्षरों की बनावट), साइज़ (पॉइंट में; सामान्य टेक्स्ट 12 pt), बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, रंग, हाइलाइट, सबस्क्रिप्ट (H₂O) और सुपरस्क्रिप्ट (x²) बदलिए।
पैराग्राफ़ फ़ॉर्मेटिंग
Enter दबाने पर पैराग्राफ़ ख़त्म होता है। उसमें कहीं भी क्लिक करके बदलिए: अलाइनमेंट (बाएँ, बीच, दाएँ, जस्टिफ़ाई), लाइन स्पेसिंग (1, 1.5, 2), ऊपर-नीचे की जगह, इंडेंट, बुलेट और नंबर वाली लिस्ट, बॉर्डर।
पेज फ़ॉर्मेटिंग
पेज साइज़ (A4 = 210 mm × 297 mm), ओरिएंटेशन (पोर्ट्रेट या लैंडस्केप), मार्जिन, कॉलम, पेज ब्रेक, हेडर, फ़ुटर और पेज नंबर।
स्टाइल, संरचित दस्तावेज़ और विषय-सूची
स्टाइल फ़ॉर्मेटिंग का एक नाम वाला सेट है, जैसे हेडिंग 1, हेडिंग 2 या नॉर्मल। स्टाइल एक बार बदलो तो उस स्टाइल वाली हर लाइन बदल जाती है। लंबा दस्तावेज़ हर जगह एक जैसा रहता है।
संरचित दस्तावेज़ में हेडिंग स्टाइल से हिस्से दिखाए जाते हैं: अध्याय (हेडिंग 1), खंड (हेडिंग 2)। प्रोग्राम इन्हें पढ़कर:
- पेज नंबर के साथ अपने-आप विषय-सूची बनाता है (एक क्लिक में अपडेट);
- नेविगेटर में एक हिस्से से दूसरे पर ले जाता है;
- हेडिंग पर अपने-आप नंबर लगाता है (1, 1.1, 1.2…)।
सिर्फ़ बोल्ड और बड़ा करके हेडिंग मत बनाइए: प्रोग्राम उसे हेडिंग नहीं समझेगा।
टेबल, चित्र, फ़ुटनोट, साइटेशन और मेल मर्ज
टेबल और चित्र
टेबल में पंक्तियाँ और कॉलम होते हैं; हर ख़ाना एक सेल है। सेल मर्ज कर सकते हैं, बॉर्डर लगा सकते हैं। चित्र, आकृतियाँ और चार्ट टेक्स्ट रैपिंग के साथ रखे जाते हैं; हर चित्र के नीचे कैप्शन लिखिए।
फ़ुटनोट, साइटेशन और संदर्भ-सूची
फ़ुटनोट पेज के नीचे छोटा नोट है, जो टेक्स्ट में एक छोटे नंबर से जुड़ा होता है। एंडनोट दस्तावेज़ के अंत में आता है। साइटेशन बताता है कि बात कहाँ से ली गई, जैसे [1] या (राव, 2024)। संदर्भ-सूची (बिब्लियोग्राफ़ी) अंत में सभी स्रोतों की सूची है।
मेल मर्ज
मेल मर्ज एक मुख्य दस्तावेज़ («नाम» जैसे फ़ील्ड वाला पत्र) और एक डेटा स्रोत (नाम-पते की टेबल) को जोड़कर हर पंक्ति के लिए एक निजी पत्र बनाता है।
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- अक्षर फ़ॉर्मेटिंग = चुने अक्षर बदलना (फ़ॉन्ट, साइज़, बोल्ड, रंग)
- पैराग्राफ़ फ़ॉर्मेटिंग = पूरा पैराग्राफ़ बदलना (अलाइनमेंट, स्पेसिंग, इंडेंट, लिस्ट)
- स्टाइल = फ़ॉर्मेटिंग का नाम वाला, बार-बार इस्तेमाल होने वाला सेट
- विषय-सूची = हेडिंग स्टाइल से अपने-आप बनती है
- मेल मर्ज = मुख्य दस्तावेज़ + डेटा स्रोत → कई निजी पत्र
- शॉर्टकट: Ctrl+C कॉपी, Ctrl+V पेस्ट, Ctrl+X कट, Ctrl+Z अनडू, Ctrl+B बोल्ड, Ctrl+S सेव
हल किए गए उदाहरण
1. लाइन में सिर्फ़ "चेतावनी" शब्द लाल और बोल्ड चाहिए, बाक़ी सामान्य। कौन-सी फ़ॉर्मेटिंग?
अक्षर फ़ॉर्मेटिंग। सिर्फ़ "चेतावनी" चुनिए, Ctrl+B दबाइए और लाल रंग चुनिए। बाक़ी लाइन चुनी नहीं गई, इसलिए नहीं बदलेगी।
2. 20 पेज के प्रोजेक्ट में हेडिंग हाथ से बोल्ड 16 pt की हैं। शिक्षक विषय-सूची माँगते हैं। सबसे सही तेज़ तरीका?
1) हर अध्याय के शीर्षक पर हेडिंग 1 और उप-शीर्षक पर हेडिंग 2 स्टाइल लगाइए। 2) पेज 2 पर अपने-आप बनने वाली विषय-सूची डालिए। 3) बाद में पेज बदलें तो राइट-क्लिक करके अपडेट कीजिए। सिर्फ़ बोल्ड काफ़ी नहीं, प्रोग्राम हेडिंग स्टाइल ही पढ़ता है।
3. स्कूल को 300 अभिभावकों को फ़ीस की याद दिलानी है, हर पत्र में बच्चे का नाम और कक्षा। मेल मर्ज से योजना बनाइए।
1) स्प्रेडशीट (डेटा स्रोत) बनाइए: नाम, कक्षा, अभिभावक। 2) एक पत्र (मुख्य दस्तावेज़) लिखिए। 3) सही जगह «अभिभावक», «नाम», «कक्षा» फ़ील्ड डालिए। 4) कुछ पत्रों का प्रीव्यू देखिए। 5) मर्ज पूरा कर 300 पत्र छापिए या सेव कीजिए।
आम गलतियाँ
- हर लाइन के अंत में Enter दबाना। टेक्स्ट अपने-आप अगली लाइन में जाता है; Enter सिर्फ़ पैराग्राफ़ ख़त्म करने के लिए।
- टेक्स्ट सीधा करने के लिए बहुत सारे स्पेस दबाना। अलाइनमेंट, टैब, इंडेंट या टेबल इस्तेमाल करें।
- हेडिंग सिर्फ़ बोल्ड करके बनाना, फिर विषय-सूची ख़ाली आना। हेडिंग स्टाइल लगाइए।
- वेबसाइट से बात लेकर स्रोत न लिखना। हमेशा साइटेशन दीजिए और संदर्भ-सूची में लिखिए।