प्रबंधक क्या करता है: चार काम
प्रबंधन का मतलब है लोगों, समय और पैसे का उपयोग करके लक्ष्य तक पहुँचना। इसके चार काम हैं:
- योजना: तय करना कि क्या और कब करना है।
- संगठन: हर काम एक व्यक्ति को देना और साधन बाँटना।
- नेतृत्व: टीम को राह दिखाना, समझाना और हौसला देना।
- नियंत्रण: प्रगति जाँचना, योजना से मिलाना और समस्या सुधारना।
अच्छा प्रबंधक चारों काम बार-बार करता है, एक बार नहीं।
साफ़ लक्ष्य रखो और काम की सूची बनाओ
अच्छा लक्ष्य विशिष्ट (क्या), मापने योग्य (संख्या) होता है, उसमें तारीख होती है, और वह संभव होता है। "शुक्रवार तक 100 कप परोसना" साफ़ है। "मेले में अच्छा करना" साफ़ नहीं।
लक्ष्य को क्रम से कामों में बाँटो: योजना (2 दिन), तैयारी (6 व्यक्ति-दिन), आयोजन (2 दिन), समीक्षा (1 दिन)। एक व्यक्ति-दिन यानी एक व्यक्ति का एक दिन का काम।
संगठन और समय-सारणी: गैंट चार्ट
हर काम का एक ज़िम्मेदार तय करो। तैयारी में 6 व्यक्ति-दिन का काम है। 2 सहायकों से: 6 ÷ 2 = 3 दिन।
गैंट चार्ट हर काम को दिन की रेखा पर एक पट्टी की तरह खींचता है। जो काम एक के बाद एक होने हैं वे सिरे से सिरा जोड़कर रखे जाते हैं। कुल समय = 2 + 3 + 2 + 1 = 8 दिन।
काम के दिन = व्यक्ति-दिन ÷ लोगों की संख्या। ज़्यादा लोग पट्टी छोटी करते हैं, पर तभी तक जब तक बाँटने लायक छोटे काम हों।
नेतृत्व और नियंत्रण: जाँचो, सुधारो, बेहतर करो
नेतृत्व का मतलब है लक्ष्य साफ़ बताना, अच्छे काम की सराहना करना और समस्याएँ सुनना।
नियंत्रण योजना, करो, जाँचो, सुधारो के चक्र पर चलता है। पाँचवें दिन प्रबंधक जाँचता है: क्या तैयारी पूरी है? पिछड़ी हो तो सुधार का कदम उठाओ: सहायक बढ़ाओ, छोटे कामों का क्रम बदलो, या गैरज़रूरी काम हटाओ। फिर करो और दोबारा जाँचो।
खुद करके देखो
घर पर 3 दिन का एक काम योजना बनाकर करो, जैसे कमरा और अलमारी साफ़ करना। लक्ष्य संख्या और तारीख के साथ लिखो, 4 काम सूचीबद्ध करो, हर एक का ज़िम्मेदार तय करो और कागज़ पर छोटा गैंट चार्ट बनाओ। फिर 3D में सहायक स्लाइडर आज़माओ।
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- काम के दिन = व्यक्ति-दिन ÷ लोगों की संख्या
- कुल प्रोजेक्ट समय = एक के बाद एक होने वाले कामों का योग
- लक्ष्य = क्या + संख्या + तारीख
- योजना → करो → जाँचो → सुधारो (दोहराओ)
हल किए गए उदाहरण
1. एक काम में 12 व्यक्ति-दिन लगते हैं। 4 लोगों से कितना समय?
12 ÷ 4 = 3 दिन।
2. काम एक के बाद एक होते हैं: 2, 3, 2 और 1 दिन। कुल समय?
2 + 3 + 2 + 1 = 8 दिन।
3. तैयारी में 6 व्यक्ति-दिन लगते हैं। 1 सहायक से प्रोजेक्ट 2 + 6 + 2 + 1 दिन का है। क्या 8 दिन की समय-सीमा मिलेगी?
2 + 6 + 2 + 1 = 11 दिन। यह 8 से ज़्यादा है, यानी देरी। एक और सहायक जोड़ने से तैयारी 3 दिन और कुल 8 दिन हो जाते हैं।
4. कक्षा की सफ़ाई के लिए साफ़ लक्ष्य लिखो।
"गुरुवार दोपहर 3 बजे तक खेल के मैदान से कचरे के 10 थैले इकट्ठा करना।" इसमें संख्या, जगह और समय है।
आम गलतियाँ
- बिना संख्या या तारीख का लक्ष्य, जैसे "अच्छा करना"। दोनों जोड़ो।
- काम "सबको" दे देना। हर काम का एक ज़िम्मेदार तय करो।
- यह मानना कि दोगुने लोग हमेशा आधा समय लेते हैं। छोटे काम खत्म हो जाते हैं।
- सिर्फ़ अंत में जाँचना। रास्ते में जाँचो और जल्दी कदम उठाओ।