उद्देश्य, पाठक और रूप
काम के हर संदेश का एक उद्देश्य होता है: जानकारी देना, अनुरोध करना, मनाना या निर्देश देना। उसका एक पाठक या श्रोता भी होता है: मैनेजर, ग्राहक, विशेषज्ञ या नौसिखिया। उद्देश्य और पाठक से तय होता है रूप, लहजा (औपचारिक या दोस्ताना) और शब्द (तकनीकी या सरल)।
- ग्राहक को देरी के बारे में लिखना → उद्देश्य: जानकारी और भरोसा बनाए रखना → विनम्र ईमेल, सरल शब्द, माफ़ी और नई तारीख़।
- नई मशीन लगाने के चरण लिखना → उद्देश्य: निर्देश → चित्रों के साथ क्रमांकित निर्देश।
व्यावसायिक और तकनीकी लेखन के आम रूप
| रूप | किसलिए | मुख्य हिस्से |
|---|---|---|
| ईमेल | संस्था के अंदर या बाहर जल्दी संदेश | साफ़ विषय-पंक्ति, अभिवादन, छोटे अनुच्छेद, क्या करना है, विनम्र अंत, हस्ताक्षर |
| मेमो | एक संस्था के अंदर छोटा नोट | प्रति, प्रेषक, तारीख़, विषय; मुख्य बात पहले |
| रिपोर्ट | निष्कर्ष और सलाह देना | शीर्षक, सारांश, परिचय, आँकड़ों सहित निष्कर्ष, नतीजे, सिफ़ारिशें |
| निर्देश / मैनुअल | कोई काम कैसे करें | सामग्री की सूची, क्रमांकित चरण, हर चरण में एक काम, चेतावनी, चित्र |
| बायोडाटा और आवेदन पत्र | नौकरी के लिए आवेदन | संपर्क, कौशल, शिक्षा, अनुभव; पत्र जो आपको नौकरी से जोड़े |
| प्रस्ताव | मंज़ूरी या पैसा माँगना | समस्या, हल, लागत, समय-सीमा |
पाठ विशेषताएँ
- शीर्षक और उपशीर्षक ढाँचा दिखाते हैं।
- बुलेट बिना क्रम की सूची के लिए; क्रमांकित चरण क्रम के लिए।
- तालिका, चार्ट और चित्र संख्याएँ और हिस्से जल्दी दिखाते हैं।
- मुख्य शब्द मोटे अक्षरों में, पर्याप्त ख़ाली जगह, और एक जैसा फ़ॉन्ट।
सरल भाषा में लिखिए: छोटे वाक्य, कर्तृवाच्य ("लाल बटन दबाइए"), और हर तकनीकी शब्द समझाइए।
मौखिक प्रस्तुति और दृश्य-श्रव्य साधन
ढाँचा
- शुरुआत: अभिवादन, ध्यान खींचने वाली बात (सवाल, तथ्य या कहानी), और क्या बताएँगे।
- मुख्य भाग: दो-तीन मुख्य बातें, हर एक के साथ उदाहरण या आँकड़ा।
- समापन: सार बताइए, श्रोताओं को आगे क्या करना है, और सवाल आमंत्रित कीजिए।
बोलने का तरीक़ा
- साफ़, स्थिर आवाज़; मुख्य बात के बाद ठहराव।
- पूरे कमरे से नज़रें मिलाइए; खुली मुद्रा; स्वाभाविक इशारे।
- अभ्यास कीजिए और समय में रहिए।
- पूरी स्क्रिप्ट नहीं, मुख्य शब्दों वाले नोट कार्ड रखिए।
दृश्य-श्रव्य साधन
- स्लाइड: हर स्लाइड पर एक विचार, कम शब्द, बड़े अक्षर, संख्याओं की तालिका की जगह चार्ट।
- रुझान के लिए चार्ट और इन्फ़ोग्राफ़िक; कोई चीज़ कैसे काम करती है, उसके लिए चित्र।
- छोटे और काम के वीडियो या ऑडियो।
- असली चीज़ें या मॉडल और सीधा प्रदर्शन।
- रखने लायक़ विवरण के लिए हैंडआउट।
साधन समझने में मदद करे; ध्यान भटकाए तो हटा दीजिए। शुरू करने से पहले सब कुछ जाँच लीजिए।
अपने काम पर चिंतन और प्रतिक्रिया देना
सुधार का चक्र
मसौदा → प्रतिक्रिया → सुधार → चिंतन। पेशेवर लोग भी पहली बार में शायद ही सही लिखते हैं।
चिंतन
- मेरी ताक़त क्या है? मुझे क्या सुधारना है?
- अपने चुनाव का कारण बताइए: "मैंने तालिका इसलिए ली क्योंकि पाठक को तीन दामों की तुलना करनी है।"
- अगली बार के लिए एक लक्ष्य तय कीजिए।
साथी के काम पर रचनात्मक प्रतिक्रिया: ता-स-सु
- तारीफ़: कोई ख़ास ख़ूबी ("तुम्हारे क्रमांकित चरण आसानी से समझ आते हैं")।
- सवाल: जो साफ़ नहीं है ("यह रिपोर्ट किसके लिए है?")।
- सुझाव: एक ठोस सुधार ("बिक्री के आँकड़ों के लिए चार्ट जोड़ो")।
काम पर टिप्पणी कीजिए, व्यक्ति पर नहीं, और दयालु व ठोस रहिए।
करके देखिए: लगातार पाठ को दोबारा लिखिए
किसी निर्देश का लंबा अनुच्छेद लीजिए, जैसे चाय कैसे बनाएँ। उसे शीर्षक, सामग्री की सूची (बुलेट) और क्रमांकित चरणों के साथ दोबारा लिखिए। किसी दोस्त से दोनों रूपों में चरण 3 ढूँढने का समय नापिए। फिर 3D के स्लाइडर से उदाहरण वाले समय से तुलना कीजिए।
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- उ-पा-रू: उद्देश्य + पाठक → रूप
- उद्देश्य: जानकारी, अनुरोध, मनाना, निर्देश
- बुलेट = कोई क्रम नहीं; अंक = क्रम
- प्रस्तुति: शुरुआत → 2–3 बातें → समापन
- प्रतिक्रिया ता-स-सु: तारीफ़, सवाल, सुझाव
- सुधार चक्र: मसौदा → प्रतिक्रिया → सुधार → चिंतन
हल किए गए उदाहरण
1. मैनेजर कहते हैं कि सब कर्मचारियों को बताइए कि शुक्रवार को दफ़्तर जल्दी बंद होगा। कौन सा रूप और क्यों?
मेमो या सभी कर्मचारियों को ईमेल। उद्देश्य संस्था के अंदर लोगों को जानकारी देना है। विषय: 'शुक्रवार को दफ़्तर 3 बजे बंद'। मुख्य तथ्य पहले, फिर बाक़ी बातें।
2. निर्देश के रूप में लिखिए: 'पहले केतली भरनी चाहिए फिर जब पानी उबल जाए तो टी बैग पर पानी डालें और निकालने से पहले तीन मिनट रुकें।'
1. केतली भरिए। 2. पानी उबालिए। 3. टी बैग पर पानी डालिए। 4. 3 मिनट रुकिए। 5. टी बैग निकालिए। (क्रमांकित, हर चरण में एक काम, कर्तृवाच्य।)
3. एक स्लाइड पर 120 शब्द और 30 संख्याओं की तालिका है। इसे कैसे सुधारेंगे?
एक विचार रखिए: छोटा शीर्षक और 3–4 मुख्य शब्द। तालिका को सरल बार या लाइन चार्ट में बदलिए जो मुख्य रुझान दिखाए। पूरी तालिका हैंडआउट में दीजिए।
4. साथी की रिपोर्ट पर ता-स-सु प्रतिक्रिया दीजिए, जिसमें आँकड़े अच्छे हैं पर शीर्षक नहीं।
तारीफ़: 'तुम्हारे आँकड़े सही और अच्छे से चुने हैं।' सवाल: 'कौन सा हिस्सा मुख्य सवाल का जवाब देता है?' सुझाव: 'निष्कर्ष और सिफ़ारिशें जैसे शीर्षक जोड़ो ताकि पाठक जल्दी ढूँढ सकें।'
आम गलतियाँ
- उद्देश्य और पाठक तय किए बिना लिखना शुरू करना।
- क्रम वाले चरणों के लिए बुलेट लगाना। क्रम के लिए अंक लगाइए।
- स्लाइड को शब्दशः पढ़ना, और हर स्लाइड पर बहुत ज़्यादा पाठ रखना।
- ठोस तारीफ़ और सुझाव की जगह 'अच्छा है' या 'बेकार है' जैसी अस्पष्ट प्रतिक्रिया देना।