सूचना प्रसंस्करण क्यों ज़रूरी है
आँकड़े (डेटा) कच्चे तथ्य हैं: संख्याएँ, शब्द, आवाज़ें, चित्र। सूचना वे आँकड़े हैं जो इस तरह सजाए गए हों कि उनका अर्थ बने और फ़ैसले में मदद करें।
सूचना प्रसंस्करण एक चक्र है: जमा करना (इनपुट) → संग्रह → प्रक्रिया (छाँटना, गिनना, तुलना) → आउटपुट (रिपोर्ट, चार्ट) → बाँटना और इस्तेमाल।
कंपनियाँ रोज़ इस पर निर्भर हैं: माल गिनना, वेतन देना, बिल भेजना, कौन-सा उत्पाद बिकता है यह जानना, अगले साल की योजना। कंप्यूटर इसे तेज़, सटीक और सस्ता बनाते हैं। ग़लत आँकड़े अंदर तो ग़लत सूचना बाहर, इसलिए पहले आँकड़े जाँचो।
संचार और सूचना डिज़ाइन
सूचना तभी काम की है जब दूसरा व्यक्ति उसे समझे। संचार में भेजने वाला, संदेश, माध्यम और पाने वाला चाहिए, और यह जाँचने के लिए प्रतिक्रिया कि बात समझी गई।
सूचना डिज़ाइन का मतलब संदेश को इस तरह ढालना कि पढ़ना आसान हो:
- हर पन्ने या चार्ट में एक मुख्य संदेश।
- सही रूप चुनो: सटीक संख्याओं के लिए तालिका, तुलना के लिए बार चार्ट, समय के साथ बदलाव के लिए रेखा चार्ट।
- साफ़ शीर्षक, लेबल और इकाइयाँ। कम रंग। बड़ा पढ़ने लायक अक्षर।
- भीड़ हटाओ। पट्टियों की धुरी ऐसे मत शुरू करो कि आँख धोखा खाए।
- पढ़ने वाले को सोचो: प्रबंधक को सार चाहिए, लेखाकार को ब्योरा।
सूचना नैतिकता
सूचना नैतिकता जानकारी के साथ सही व्यवहार के नियम हैं।
- गोपनीयता: निजी डेटा (नाम, फ़ोन, अंक, सेहत) जमा करने, इस्तेमाल करने और बाँटने के लिए अनुमति चाहिए।
- सच: लोगों को बहकाने के लिए तथ्य या चार्ट कभी न बनाओ, न बदलो।
- स्वामित्व: कॉपीराइट का सम्मान करो; श्रेय दो; दूसरों का काम अपना बताकर मत उठाओ।
- सावधानी: पासवर्ड गुप्त रखो, झूठी ख़बर मत फैलाओ, ऑनलाइन भी दयालु रहो।
कई देशों में डेटा सुरक्षा के क़ानून भी हैं, इसलिए कंपनी को नैतिकता और क़ानून दोनों मानने होते हैं।
खुद करके देखो: कक्षा का सर्वे
10 दोस्तों से उनका पसंदीदा खेल पूछो। उत्तर लिखो (आँकड़े)। टैली और गिनती बनाओ (प्रक्रिया)। शीर्षक और लेबल वाला छोटा बार चार्ट बनाओ (आउटपुट)। दिखाने से पहले खुद से पूछो: क्या मैंने किसी का नाम बिना पूछे लिखा?
मुख्य सूत्र और परिभाषाएँ
- सूचना = आँकड़े + प्रक्रिया + अर्थ
- चक्र: जमा, संग्रह, प्रक्रिया, आउटपुट, बाँटना
- अच्छा डिज़ाइन = एक संदेश + सही चार्ट + साफ़ लेबल
- नैतिकता: गोपनीयता, सच, स्वामित्व, सावधानी
हल किए गए उदाहरण
1. एक दुकान की कॉपी में 200 बिलों की रकम हैं। यह आँकड़े हैं या सूचना? इसे सूचना क्या बनाता है?
यह आँकड़े हैं। दिन या चीज़ के हिसाब से जोड़कर और नतीजा साफ़ दिखाकर यह सूचना बनती है।
2. "12 महीनों की मासिक बिक्री" के लिए कौन-सा चार्ट ठीक है: पाई, बार या रेखा? क्यों?
रेखा चार्ट। वह समय के साथ बदलाव दिखाता है और चढ़ाव-उतार आसानी से दिखते हैं।
3. प्रबंधक ऐसा चार्ट दिखाता है जिसमें पट्टियाँ 0 की जगह 90 से शुरू होती हैं ताकि छोटा अंतर बहुत बड़ा लगे। क्या ग़लत है?
यह सूचना नैतिकता और डिज़ाइन के सच के नियम को तोड़ता है। चार्ट बहकाता है। पट्टियाँ 0 से शुरू करो या टूट साफ़ दिखाओ।
4. कंपनी ग्राहकों के फ़ोन नंबर विज्ञापन के लिए इस्तेमाल करना चाहती है। उसे पहले क्या करना चाहिए?
अनुमति माँगे, ग्राहकों को कारण बताए और डेटा सुरक्षा क़ानून माने। बिना सहमति नंबर इस्तेमाल करना गोपनीयता का उल्लंघन है।
आम गलतियाँ
- आँकड़े और सूचना को एक समझना। कच्चे आँकड़ों को प्रक्रिया और अर्थ चाहिए।
- मानना कि कंप्यूटर का आउटपुट हमेशा सही है। ग़लत इनपुट से ग़लत आउटपुट आता है।
- एक पन्ने पर बहुत सारे रंग, शब्द या चार्ट डाल देना।
- किसी का निजी डेटा इसलिए बाँट देना कि कॉपी करना आसान है।